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La gestion de la relation Fournisseurs s’apparente à un casse-tête pour les acheteurs publics qui doivent sans-cesse jongler entre le code des marchés publics et les Directives internes de leurs organisations.
Les difficultés sont d’autant plus grandes que les dispositions de la règlementation sur ce sujet laissent les acteurs de l’achat dans un flou qui pénalise fortement une relation Fournisseurs pourtant essentielle dans la recherche de sécurisation juridique des procédures et d’optimisation économique des achats.
La relation Fournisseurs est un sujet sensible dans les organisations publiques, notamment parce qu’elle est sujette à des qualifications pénales qui « effraient » certaines Directions Achats.
Il convient dès lors de se demander ce qu’il est possible de faire, quand il est possible de rencontrer les fournisseurs et ce qu’il est possible de leur dire.
S’il y a une limitation règlementaire à la relation Fournisseurs, elle tient en le respect des principes de la commande publique, à savoir l’égalité de traitement entre les candidats, la liberté d’accès à la commande publique et la transparence des procédures. Ces fondamentaux respectés, bon nombre d’actions de stimulation concurrentielle peuvent être engagées.
Les rencontres Fournisseurs en amont
Il est évidemment possible, voir souhaitable, d’entretenir des relations constantes avec les acteurs économiques de votre portefeuille Achats. Présentation annuelle des projets de l’organisation, et des attentes (par exemple en matière de RSE) ou des contraintes qui lui sont propres, information quant à la marche à suivre pour répondre aux consultations, notamment pour composer avec les obstacles administratifs attachés à la commande publique ; sont autant d’occasions d’échanges qui vont permettre de rendre attractifs vos projets, de stimuler la concurrence et donc d’optimiser les offres des entreprises.
Pour chacune des principales familles Achats, il est utile de prendre contact avec les entreprises du secteur, afin d’étudier la segmentation de leurs offres, leurs stratégies et pratiques.
L’objectif de ces réunions étant, bien entendu, d’assurer une adéquation entre la formulation du besoin, les clauses contractuelles et les capacités du marché Fournisseurs. La concurrence sera stimulée, les offres des entreprises seront optimisées et le risque de dérive en cours de marché sera sensiblement atténué.
Bonnes pratiques
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La règlementation de la relation Fournisseurs pendant la procédure
Au moment de la procédure, le code des marchés publics est plus disert pour « normer » la relation Fournisseurs. Réponse aux questions des entreprises, rattrapage des candidatures, demandes de précisions, négociations, … Ces pratiques sont guidées par le respect des principes de la commande publique. Il convient dès lors de les appliquer avec rigueur, mais aussi avec proportionnalité, certaines dispositions du code devant être systématisées pour garantir des offres optimales et ainsi sécuriser l’exécution des marchés (Par exemple, systématisation de la négociation dans les marchés à procédure adaptée).
Bonnes pratiques
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La relation Fournisseurs lors de l’exécution contractuelle
S’il est nécessaire pour les acheteurs publics de rencontrer et connaitre le marché fournisseurs avant lancement d’une procédure, il est indispensable de faire vivre la relation contractuelle, après notification, afin d’assurer une bonne exécution des prestations.
En effet une relation contractuelle n’est jamais figée, elle évolue. Les parties au contrat sont des partenaires et tout partenariat suppose communication. L’administration ainsi que les entreprises ont des contraintes. Un contact régulier et suivi, entre le représentant de l’administration et celui de l’entreprise, permet d’identifier les risques, de les anticiper afin de pouvoir les régler.
La relation contractuelle permet aussi une évaluation continue des fournisseurs et des prestations réalisées. Evaluer pour imaginer des axes de progrès et donc améliorer la performance de l’achat.
Bonnes pratiques
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En amont, lors de la consultation, comme pendant la relation contractuelle, les fournisseurs font partie intégrante des missions dévolues aux administrations.
Il est de la responsabilité des acheteurs publics d’animer la relation avec ces partenaires essentiels qui sont également, par ailleurs, financeurs et usagers des services publics.
Si la relation Fournisseurs est un vrai levier pour des achats plus efficaces et responsables, elle présente néanmoins certains risques, notamment de qualification pénale :
Ces risques, aussi réels soient-il, ne doivent pas neutraliser les actions des acheteurs publics.
De fait, si certains acheteurs publics sont encore "timides" en matière de relation Fournisseurs, certainement est-ce plus le fait de Directives internes que le poids d’une règlementation qui sanctionne, assez normalement, le non-respect des principes fondamentaux, mais certainement pas les contacts entre les acteurs de l’achat et les entreprises.
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