Notre Client est l’établissement "support" d’un GHT (1) composé d’une douzaine d’établissements. L’organisation des achats est aujourd’hui peu structurée avec une grande latitude laissée aux établissements "parties" :
- Des délégations de signature sans limite de montant données aux établissements parties
- Des difficultés à obtenir des retours des établissements lors des remontées de besoin qui engendrent un décalage fréquent des plannings de consultation
- L’absence d’étape de validation formalisée, aboutissant à des remises en question tardives des décisions de la fonction Achats (stratégies d'achats, par exemple)
(1) Groupement Hospitalier de Territoire
Les objectifs de la misson confiée à CKS sont :
- Formaliser les étapes clés de l’achat sous forme de logigramme
- Identifier les rôles des acteurs de l’organisation Achats sur les différentes étapes clés de l’achats (élaboration des RACI (2))
- Rédiger un règlement intérieur de la fonction Achats précisant notamment les obligations réciproques, de l’établissement support et des établissements parties
- Réviser les délégations de signature données aux établissements parties pour centraliser au maximum les marchés lancer au sein de la fonction achats mutualisée sans mettre en difficulté les établissements dans leurs activités au quotidien
(2) Le RACI présente les responsabilités de chaque profil aux différentes étapes de l’achat. Il identifie pour chacune le responsable (R), les acteurs (A), les profils consultés (C) et informé (I).
L’équipe de consultants mobilisée par CKS a accompagné le Client, en respectant un calendrier "contraint" (3 mois), sur l’ensemble des étapes du projet :
Etape n°1 : Prioriser les étapes de l’achat à structurer.
Il a été décidé de concentrer le travail sur différentes étapes clefs du processus "acheter" :
- La remontée et la formalisation des besoins
- La consolidation des besoins
- La rédaction des DCE
- L’analyse des offres
- La signature des marchés (=travail sur les délégations de signature)
Etape n°2 : Conduire des ateliers de travail multi-parties prenantes pour formaliser les processus cibles de l’organisation achats mutualisée sur chacune des étapes précédentes. L’approche retenue est une approche concertée : Les ateliers ont regroupé des représentants de l’ensemble des établissements et des acheteurs de chaque filière (dont la pharmacie). Différents principes structurants ont été définis à l’occasion de ces ateliers :
- L’interdiction du refus de principe de participer à la remontée des besoins, un refus doit être motivé
- La volonté de concerter sans retarder : une absence de réponse d’un établissement entraine sa prise en compte par défaut dans le marché, avec des quantités prévisionnelles proratisées au regard de sa contribution aux dépenses achats du GHT
- L’acheteur positionné en chef de projet de la démarche Achats sur l’ensemble du processus, l’articulation entre l’acheteur et la cellule marchés a été clarifiée
- La sécurisation de l’attribution des marchés stratégiques, avec validation de l’attribution en « commission de choix » avec présence d’un ou plusieurs directeurs d’établissement
- La refonte des délégations de signature, pour permettre une continuité opérationnelle de l’activité dans les établissements sans déroger au principe de mutualisation des achats : plafonnement de la délégation de signature aux achats autorisés en gré à gré ou aux achats spécifiques (achats entrants dans le cadre de la loi MOP par exemple), obligation d’information et de communication vers l’établissement support…
Etape n°3 : Restituer les processus définis et préparer la conduite du changement. Afin de s’assurer de la bonne mise en œuvre des processus achats retenus, différentes étapes de présentation / validation ont été mises en œuvre :
- Une validation en comité des achats (l’instance qui regroupe des représentants de l’ensemble des établissements d’un GHT)
- Une validation en comité stratégique de GHT
- Une présentation en plénière à l’ensemble de la fonction Achats de l’établissement "support"
